Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo
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Mostre

Le procedure in materia di autorizzazione al prestito di beni culturali per mostre in Italia e all'estero sono disciplinate dall’articolo 48 del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, recante il “Codice dei beni culturali e del paesaggio” e dalla Circolare n. 29 del 22 ottobre 2019 della Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio, servizio IV. Quest’ultima, in particolare, per le mostre in Italia, dispone che la competenza al rilascio dell’autorizzazione sia delegata al Soprintendente, ad esclusione di alcuni casi che presentano particolari criticità legate alla movimentazione del bene e al suo stato di conservazione oppure per la rilevanza dei beni stessi all’interno della collezione o del museo di appartenenza.

Tabella con elenco dei prestiti esclusi dalla delega

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Il prestatore deve inviare alla Soprintendenza competente per territorio una richiesta di autorizzazione al prestito per mostre “almeno quattro mesi prima dell’inizio della manifestazione” (art. 48, comma 2 del D.Lgs. 42/2004).

N.B. Non saranno prese in considerazione richieste pervenute oltre tale data.

La richiesta di autorizzazione deve essere inviata seguendo le seguenti istruzioni.

Mostre in Italia

Documentazione firmata dai responsabili da allegare alla richiesta di autorizzazione al prestito:

  • progetto scientifico della mostra con i nominativi del/i curatore/i ed eventuale comitato scientifico;

  • standard facility report del luogo espositivo;

  • elenco completo, anche provvisorio, dei beni che parteciperanno alla mostra;

  • lista dei beni richiesti in prestito a questa Soprintendenza, corredata da fotografie a colori leggibili;

  • scheda di prestito o loan form, contenente: dati e/o scheda anagrafica dall’ente prestatore, dati identificativi dell’opera, valore assicurativo, eventuale preferenza riguardo l’assicurazione (nel caso il prestatore abbia una compagnia assicurativa di fiducia), istruzioni per il trasporto (con eventuale indicazione di trasportatore gradito), le operazioni di imballaggio, movimentazione e installazione, crediti e diciture da utilizzare nel catalogo e nelle didascalie della mostra, indicazioni circa l’utilizzo delle immagini;

  • indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere richieste in prestito;

  • dichiarazione dello stato giuridico del bene, sulla legittimità della provenienza e del possesso con particolare riguardo ai beni archeologici;

  • copia del provvedimento di dichiarazione di interesse culturale nel caso di opera di proprietà privata;

  • elenco in formato tabella excel delle opere corredato da fotografie a colori in caso di richieste per più di sette pezzi;

  • scheda conservativa con fotografia a colori redatta secondo i modelli diffusi dalla Circolare 28/2019 (scaricabili qui); 

  • nominativi delle ditte specializzate e di comprovata esperienza nel campo della logistica dei beni culturali, selezionate per l’affidamento delle operazioni di manipolazione, prelievo, movimentazione imballaggio, trasporto, allestimento;

  • nominativi delle compagnie incaricate e/o selezionate per l’affidamento della copertura assicurativa. È opportuno fin dalla richiesta allegare la polizza o almeno uno schema di contratto assicurativo e documenti non perfezionati che andranno aggiornati, integrati e inviati a questa Soprintendenza entro un mese dall’inaugurazione della mostra;

Mostre all’estero

Oltre alla succitata documentazione si dovranno allegare:

  • indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere all’estero;

  • garanzia di restituzione a fine della manifestazione sottoscritta dall’organizzatore della mostra;

  • in caso di mostre all’estero di beni di proprietà statale o di enti pubblici, nota sottoscritta dall’omologo ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano;

  • inclusione anche del rischio per “terrorismo” nella polizza assicurativa stipulata “da chiodo a chiodo”;

Entro un mese dall’inaugurazione della mostra, che si svolga in Italia o all’estero, si dovranno inviare a questo Ufficio:

  • eventuali cambi, integrazioni o aggiunte alla lista delle opere richieste in prestito, purché motivati e già corredati della documentazione di cui sopra;

  • polizza e certificato assicurativo con copertura “all risks” e formula “da chiodo a chiodo” o, in alternativa, garanzia statale sostitutiva;

  • relazione sottoscritta dal soggetto incaricato delle operazioni di movimentazione, imballaggio e trasporto che attesti l'assolvimento delle prescrizioni impartite nelle schede conservative;

  • relazione del restauratore e/o del funzionario responsabile della Soprintendenza che ha autorizzato l’eventuale intervento conservativo richiesto come condizione per la concessione del prestito;

  • indicazione dei nominativi e recapiti di registrar, trasportatori, accompagnatoti, restauratori e/o altri soggetti interessati;

  • cronoprogramma e piano indicativo dei prelievi e ritiri delle opere con indicazione di responsabili, date e orari;

  • in caso di prestito all’estero, indicazione dei referenti degli Uffici Esportazione dai quali si intende transitare e, in caso di uscita dall’Unione Europea, anche delle agenzie delle dogane interessate;

Si ricorda che, in mancanza di uno dei suddetti documenti, la richiesta sarà sospesa in attesa delle integrazioni. Al fine di assicurare la conclusione dei procedimenti in tempo utile per l’inaugurazione della mostra, si raccomanda, pertanto, di verificare attentamente la completezza e la correttezza della documentazione trasmessa.

Si invitano altresì gli enti prestatori a valutare attentamente il numero di prestiti concessi per le singole opere negli anni precedenti. Qualora esse siano state movimentate più di due volte negli ultimi tre anni, il prestito potrebbe non essere autorizzato dalla Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio – Servizio IV per motivi conservativi.

Le operazioni di movimentazione, imballaggio, trasporto e accrochage delle opere dovranno essere eseguite con l’assistenza di un funzionario storico dell’arte, archeologo o restauratore dell’ente prestatore o, in mancanza, della Soprintendenza competente.

Visto il perdurare dell’emergenza sanitaria internazionale in corso e le misure disposte dalle autorità competenti per suo contenimento, qualora non fosse possibile ottemperare alla consueta prescrizione di accompagnamento dei beni autorizzati per il prestito da parte di un referente tecnicamente/scientificamente qualificato incaricato dal soggetto proprietario/prestatore, in via straordinaria, si valuteranno proposte con eventuali modalità alternative (ad es. riprese video, collegamenti telematici, ecc.) di supervisione delle operazioni di movimentazione, imballaggio, trasporto e accrochage.

Per il completamento degli atti è necessario l’invio di due copie del catalogo della mostra alla Biblioteca della Soprintendenza e alla Biblioteca delle Arti del Ministero (via San Michele 22, Roma) da parte dell’ente prestatore.

In caso di proroga della mostra si dovrà fare apposita richiesta di autorizzazione con l’indicazione delle nuove date e l’estensione della copertura assicurativa.

Documenti scaricabili:

Circolare Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio 29/2019 

Schede conservative in formato editabile:

In caso di movimentazione di beni culturali per eventi non riconducibili alla fattispecie del prestito per mostre ai sensi dell’art. 48 del D.Lgs. 42/2004, si applica il procedimento di spostamento temporaneo di beni culturali.

Questa procedura può riferirsi ad esempio ai seguenti casi:

  • spostamenti di opere appartenenti allo stesso ente organizzatore dell’evento, dal luogo abituale di conservazione/esposizione allo spazio destinato alla manifestazione;

  • spostamenti di opere per manifestazioni di natura limitata o effimera, di brevissima durata, o prive di progetto scientifico e di catalogo;

  • spostamenti organizzati a fini di lucro e/o in luoghi commerciali come le fiere.

Ufficio Mostre:

Direttore: dott. Devis VALENTI

Funzionari responsabili dell’istruttoria:

Patrimonio storico-artistico e demoetnoantropologico, secondo le competenze territoriali:

Patrimonio archeologico:


 

Collaboratori:

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